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【イベント報告】体験型ワークショップ「みんなで学ぼう!作ろう! NPO広報部のSmileイベント企画♪」開催しました

2013年3月17日(日)、東京都千代田区にある、パソナグループ本社で、体験型のワークショップ「みんなで学ぼう!作ろう! NPO広報部のSmileイベント企画!」を開催しました。

これまで児童養護施設の子どもたち向けのイベントをたくさん企画してきたブリッジフォースマイル(B4S)にとっても、新しい試みです。今回は広く一般の方々に参加いただき、イベント企画のやり方を学ぶ参加型ワークショップを企画しました。実施を決めてから、たった1週間での開催だったため、参加者がどれだけ集まるか不安でしたが、当日参加も含めて23名の方にお越しいただきました。

■イベント企画、実はさまざまなコツが必要

「みんなが参加したいと思うような、楽しそうな内容を決めて、場所や日時を決めて、お知らせして人を集めて……」
“イベントの企画”と聞いて思い浮かぶのは、だいたいこんな段取りだと思います。
でも、この日の講師で、これまで仕事で200以上のイベントを企画して成果をあげてきたB4Sボランティアの「テリー」の話を聞くと、イベント企画はそれほど単純ではないことがわかります。
ワークショップはまず、テリーによるイベント企画運営のコツに関する説明から始まりました。

「200以上のイベントを企画して成果を挙げてきた」というイベントのプロ、テリーが、イベント企画のとっておきのコツを伝授

「200以上のイベントを企画して成果を挙げてきた」というイベントのプロ、テリーが、イベント企画のとっておきのコツを伝授

イベントは、単に「たくさん人を集めたら成功」というものではありません。戦略・計画を立てる段階で、「団体や商品の認知向上」「ブランディング」「顧客満足」などの“目的”をしっかり決め、大小のイベントや広告、ソーシャルメディアなどを使ってそれを実現するかという“動線づくり”をします。その上で“年間計画”を立てることが重要です。それから初めて企画に入りますが、ここで重要なのは、“ターゲットを明確にすること”。年齢や性別、嗜好など、できるだけ具体的なターゲットを決めることが先決です。

「イベント成功のポイントは3つ。『開催の目的を明確に』『ターゲットを明確に』、そして、具体的でわかりやすく耳に残りやすい『タイトルネーミング』です」

テリーはこうした、目的設定の仕方、動線づくりの方法、ターゲットの定め方やネーミングなどについても、具体的に説明。また、当日のスケジュールや年間計画、当日までにすべきことが予定通り行われているかを管理するためのガントチャートなど、イベントを準備する際に役立ちそうなツールのサンプルも配布し、今後イベントを企画する際に役立ちそうなノウハウやツールを共有してくれました。

■設定した“目的”と“ターゲット”に沿ったイベントを

そしていよいよワークショップの開始です。参加者のみなさんは、3グループに分かれて「ブリッジフォースマイルの継続寄付者を20人増やすこと」ことを目標とした、イベントの企画を考えます。
それぞれほとんどが知らない人同士です。イベント企画の経験も、豊富な方から経験ゼロの方、仕事や経歴もばらばら。B4Sや児童養護施設についても、知っている人もいれば全く知らない人も、入り混じってのワークショップになりました。

まずは企画のアイデアを、各自自由に付箋に書いていきます

まずは企画のアイデアを、各自自由に付箋に書いていきます

まずはグループごとでターゲットの設定をしたあと、ブレインストーミングでアイデア出しです。それぞれが黙々と15分間、付箋に思いついたイベントのアイデアを書いていき、その後40分間で話し合って、グループとしての案にまとめていきます。
まとめるにあたっては、予め配布された「イベント計画フォーマット」の項目に沿って決めていきます。目的、具体的目標、来場者ターゲット、来場者が参加後どういった状態になっていてほしいか、集客目標人数、参加費設定などの項目が書かれており、これを埋めていけばイベントの概要がかたまるようになっています。あとで実際にイベントを企画するときにも活用できそうです。

アイデアを持ち寄ってグループで相談中

アイデアを持ち寄ってグループで相談中

当初は、なかなか話し合いが進まないグループもありましたが、時間が経つにつれどんどん盛り上がり、会場全体がにぎやかに。
「この方がお金が集められるよ」「でも、それはイベント1回限りになって、継続的な寄付者に繋がらないのでは?」
「こんなイベントだと人がたくさん集まりそう」「確かに! だけどターゲットとなる人が集まってくれるのかな?」
話が盛り上がると、最初にテリーが指摘していたイベントの“目的”や来てほしい人の“ターゲット”から外れてしまうことが出てきます。しかしどのグループも、議論をうまく軌道修正してくれるファシリテーター役が何人かいて、上手に話し合いを進めてくれていました。

そして3グループそれぞれ、考えたイベント案を発表します。祖父母世代、親世代、子ども世代の3世代を集め、古民家で料理や農業体験、昔の遊びを楽しむイベント。20代の新入社員をターゲットに、児童養護施設がある地域で、複数の飲食店を巻き込んで行う合コン、“街コン”を開催し、参加費用を寄付するとともに、会場で児童養護についてのプレゼンを行う企画。福祉系大学の学生を対象に、NPOやブリッジフォースマイルについて知ってもらうセミナーを定期的に開催する企画などが挙がりました。
講師のテリーからは、「古民家イベントは、五感を使うところがとても良いですね。五感を使うと人の記憶に深く残りやすいのです。街コンは、啓蒙の側面と、寄付集めの側面が明確でよい企画だと思います。福祉系大学学生向けのセミナーは、ターゲットが非常に明確で、寄付者につながりやすいですね」とコメントが。「これだけ短時間ですばらしいアウトプットができたのは、みなさんすごいですね」と感心していました。

■「学んだことを、すぐに実行してイベントを企画してみたい!」

最後に、グループごとで、それぞれの感想を共有しました。
「これまでイベントを企画してみたいとは思っていたが、どう始めていいかわからなかった。ワークショップを受けてみて『できそう!』と思った」
「これまでたくさんのイベントを企画してきたが、正直少しマンネリ化していた。こうして体系的な話を聞き、またみんなでアイデアを出し合ったのは刺激になり、とても勉強になった」
「案を出すのはそれほど難しくはないけれど、期待する成果や目的に合わせて企画するのは思ったより難しかった」
「ただ思いつきで企画するのではなく、今日学んだフレームワーク(枠組み)を使って企画するほうが、成果や参加者の満足度も高くなりそうだ。すぐに実行してみたい」
など、さまざまな感想が出ていました。

ワークショップの後も話が尽きません。あちこちで名刺交換をする姿も。

ワークショップの後も話が尽きません。あちこちで名刺交換をする姿も。

ワークショップのあとは懇親会です。ワークショップ参加者のほぼ半数にご参加いただきました。
簡単な自己紹介の後は、ワークショップの感想、それぞれの仕事や趣味、取り組んでいることなどについて、お菓子をつまみながらざっくばらんな会話が弾みます。
会社経営、デザイナー、大学生、会社員、児童養護施設退所者など、こうした機会でもないとまったく接点がなさそうなみなさんですが、笑いが絶えず、会話が途切れない懇親会になりました。
「ところで、一体ブリッジフォースマイルって何をする団体なんですか?」という質問も! 活動の紹介をしたところ、「何か手伝えることがあればぜひ関わりたい」「またこうしたイベントがあれば参加したい」などの、嬉しい言葉をいただきました。

テーブルを囲んで懇親会

テーブルを囲んで懇親会

仕事前の早朝ミーティングや電話会議を重ね、1週間という短期間で準備をしてくれた、“B4Sイベント事業部”のボランティア、「さる」と「テリー」、本当にお疲れさまでした。

■次回のイベントでもお待ちしています!

次回は4月14日(日)14:00から、同じく東京都千代田区のパソナグループ本社で、鶴岡秀子さんをお招きしての講演&トークセッションを予定しています。
・    「夢を持ちなさい」ってよく言われるけど、夢ってどうやったら見つかるの? 夢を持たないとダメなの?
・    毎日仕事と家の往復……。この春は何か新しいことを始めたいけど何をしたらいいのかわからない。
・    最近うつむいて歩いていることが多いような気がする。もっと前を向いて笑顔になりたい!
そんな方はぜひ、今からカレンダーに印をしておいてください。近日、参加募集を始めますので、お楽しみに!

(担当/あっこ)

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